OneDrive pour les étudiants s’impose souvent comme solution principale dans les établissements. Son intégration avec Office 365 Éducation et Teams simplifie la collaboration quotidienne.
Les nouvelles règles de stockage imposées sur les tenants Education modifient les pratiques de gestion. Les éléments clés sont présentés ensuite pour aider aux décisions opérationnelles.
A retenir :
- Stockage mutualisé limité pour tenants Office 365 Éducation
- Crédits additionnels attribués par chaque licence A3 et A5
- Quotas individuels recommandés pour limiter l’usage des OneDrive étudiants
- Surveillance régulière via rapports d’administration Microsoft 365 centralisés
Limites de stockage OneDrive et pool Office 365 Éducation
Les limites de pool expliquent l’impact direct sur les espaces OneDrive et SharePoint. Depuis février 2024, Microsoft a fixé un pool initial à cent téraoctets pour tenants Education. Comprendre ces règles permet d’appliquer des quotas OneDrive individuels adaptés aux étudiants.
Élément
Effet sur le pool
Valeur
Pool initial
Stockage partagé pour OneDrive, SharePoint, Exchange
100 To
Licence A3 achetée
Ajout au pool par licence achetée
+50 Go par licence
Licence A5 achetée
Ajout au pool par licence achetée
+100 Go par licence
Comptes Students Benefits
OneDrive attribué, pas d’ajout au pool
0 Go ajouté au pool
Points stockage élèves:
- Impact direct des OneDrive individuels sur le pool global
- Différence entre licences achetées et licences Students Benefits
- Nécessité d’évaluer la part de fichiers utilisateur dans le pool
- Importance d’outils de reporting pour anticiper les besoins
Calculs pratiques du pool et exemples pour établissements
Ce calcul illustre comment licences et population modifient l’espace disponible pour tous. Par exemple, un collège de mille quarante utilisateurs montre l’effet concret des licences A3 et A5. Avec uniquement le pool initial, le volume reste à cent téraoctets sans ajouts par licence.
Si mille étudiants bénéficient d’un A3 acheté, le pool augmente d’environ cinquante téraoctets cumulés. Selon Microsoft, ces règles visent à clarifier la répartition des ressources entre OneDrive, SharePoint et Exchange. Cette compréhension aide à planifier des quotas et des politiques de sortie pour les comptes étudiants.
Licence
OneDrive individuel
Contribution au pool
A1 étudiants
100 Go
0 Go
A3 Students Benefits
1 To
0 Go
A3 acheté
1 To
+50 Go
A5 acheté
1 To
+100 Go
« J’ai découvert des comptes dormants qui grignotaient le pool sans prévenir, et cela m’a surpris »
Lucie M.
Mettre en place des quotas OneDrive pour les étudiants Office 365 Éducation
Face aux effets du pool, la mise en place de quotas individuels devient prioritaire. Il est recommandé de limiter les OneDrive étudiants à des valeurs pragmatiques selon le profil. Ces quotas doivent s’accompagner d’une politique de création et de surveillance des sites SharePoint.
Mesures gestion espaces:
- Définir quotas étudiants selon profil pédagogique précis
- Utiliser groupes de sécurité pour appliquer les limites
- Planifier archivages et scripts d’export pour les comptes inactifs
- Former enseignants et étudiants aux bonnes pratiques de stockage
Quotas pratiques et segmentation des étudiants
Ce point détaille les paramètres pratiques pour limiter les OneDrive étudiants. Limiter à cent gigaoctets reste une option raisonnable pour les profils les plus nombreux. Pour des cursus exigeants, prévoir cent cinquante à deux cents gigaoctets selon usage.
Selon Microsoft, il est possible d’affiner les quotas via groupes et politiques centralisées. Un responsable informatique peut ainsi réduire les dépassements tout en conservant la souplesse pédagogique nécessaire. Cette approche prépare l’action sur les sites SharePoint et Teams.
« J’ai perdu des fichiers lors d’un dépassement de quota, j’ai dû restaurer des versions antérieures pour reprendre le travail »
Antoine B.
Stratégies quotas étudiants:
- Classification des étudiants par cursus et besoins de stockage
- Attribution de quotas par groupe de sécurité automatique
- Notifications avant dépassement pour faciliter la gestion
- Archivage automatique des comptes inactifs après délai défini
Otayoutube placeholder:
Automatisation et groupes de sécurité pour appliquer les quotas
Ce passage explique comment automatiser l’application des quotas via groupes. Les groupes de sécurité permettent d’appliquer des politiques communes à des populations larges. Selon Microsoft, l’utilisation des rapports d’administration facilite le suivi et la correction rapide.
Procédures application:
- Créer groupes étudiants distincts selon années ou filières
- Associer quotas spécifiques aux groupes via scripts ou GUI
- Activer rapports mensuels pour suivre l’utilisation par groupe
- Planifier revues trimestrielles des quotas et des usages
Limiter SharePoint, Teams et gérer les comptes étudiants pour préserver le pool
Après avoir défini des quotas OneDrive, il faut contrôler les sites SharePoint et la création de Teams. Par défaut, chaque site consomme une part du pool sans limite individuelle stricte. L’enjeu est de mettre des garde-fous pour éviter la multiplication incontrôlée d’espaces.
Contrôle création espaces:
- Restreindre la création de sites aux administrateurs ou approbateurs
- Imposer quotas site SharePoint par projet ou équipe
- Automatiser la suppression ou archivage des sites inactifs
- Intégrer Teams à la politique de gouvernance des groupes
Quotas et contrôles pour sites SharePoint et Teams
Ce point examine les limites applicables aux sites et équipes Teams. Par défaut, l’espace d’un site reste soumis au pool global et peut augmenter sans surveillance. Mettre en place des quotas site par site évite que des projets isolés consomment le stockage commun.
Action
Bénéfice
Fréquence recommandée
Restriction création de sites
Moins de duplication des espaces
Permanent
Quota site SharePoint
Contrôle de la consommation
À définir par projet
Archivage sites inactifs
Libération de l’espace
Annuel ou semestriel
Revue comptes étudiants
Éviter accumulation de comptes inactifs
Après chaque rentrée
Selon Microsoft, supprimer ou restaurer un compte impacte le pool pendant trente jours. Par conséquent, une stratégie de sortie claire pour les étudiants évite l’accumulation de stockage inutile. Cette pratique complète la gouvernance des quotas et des sites.
« L’équipe pédagogique a noté une amélioration significative des dépassements après application des quotas »
Marc L.
Gestion sortie comptes:
- Définir délais de conservation des comptes après départ
- Mettre en place export des données avant suppression
- Utiliser restaurations temporaires avec contrôle administratif
- Documenter processus pour les responsables IT et pédagogiques
Politique de sortie et bonnes pratiques pour limiter l’usage
Ce volet précise les bonnes pratiques pour la gestion des comptes sortants. Conserver les comptes sans plan de suppression entraîne une augmentation continue du pool. Mettre en place un processus simple d’export puis suppression permet de préserver l’espace et de respecter les obligations de confidentialité.
« OneDrive reste un choix pertinent pour les établissements déjà dans l’écosystème Microsoft, malgré quelques limites »
Sophie R.
Procédures sortie élèves:
- Automatiser export des OneDrive au départ
- Informer les étudiants des délais et options de sauvegarde
- Supprimer les comptes après période de rétention définie
- Archiver les boîtes mail et OneDrive avant suppression
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Source : Microsoft, « OneDrive and SharePoint storage limits », Microsoft Docs, 2024 ; Microsoft, « OneDrive for Business overview », Microsoft Docs, 2023 ; Microsoft, « Microsoft 365 admin center reports », Microsoft 365 admin center, 2024.
