Ce guide explique comment automatiser des flux de travail en associant Microsoft Forms et Power Automate. L’objectif est de réduire la saisie manuelle, d’améliorer la collecte de données et d’activer des notifications automatiques.
Les sections suivantes détaillent la création du formulaire, la configuration du flux et l’intégration avec SharePoint pour centraliser les données. Ces points préparatoires facilitent la lecture de la synthèse succincte qui suit.
A retenir :
- Formulaire structuré pour capturer emails, type d’incident et description
- Flux Power Automate déclenché à la soumission du formulaire Forms
- Deux listes SharePoint distinctes pour tickets et questions générales
- Notifications automatiques personnalisées envoyées via bot de flux ou email
Après ces points, Configurer un flux Power Automate pour Microsoft Forms. Cette configuration ouvre la voie à l’intégration avec SharePoint et aux notifications automatiques.
Pour démarrer, créez un flux cloud vierge et définissez le déclencheur adéquat pour Forms. Nommez le flux, saisissez l’identifiant du formulaire et sélectionnez Get response details ensuite.
Selon Microsoft, l’utilisation du déclencheur When a new response is submitted simplifie la capture des réponses. Selon le guide CFO masqué, l’approche via Excel reste utile pour certains scénarios de collecte de données.
Étapes du flux :
- Créer un flux cloud vierge et définir le déclencheur Forms
- Ajouter l’action Get response details pour récupérer les réponses
- Ajouter une condition basée sur le type d’incident
- Créer des actions SharePoint pour alimenter la liste choisie
Ce premier bloc explique le déclencheur et la récupération des réponses
L’étape Get response details permet d’extraire les champs remplis par l’utilisateur et de les rendre disponibles dans le flux. Il faut pointer explicitement cette action vers l’ID du formulaire pour assurer la correspondance des champs.
Champ Forms
Type
Colonne SharePoint
Remarques
Renseignez votre adresse courriel
Texte
Demandeur
Récupéré via Get response details
Type d’incident
Choix
Destination
Utilisé pour le routage conditionnel
Détaillez votre demande
Paragraphe
Description
Inséré dans le champ Description
Date de soumission
Date
Date
Générée automatiquement par Forms
Ensuite, détail de la condition If et du routage vers les listes
Pour décider quelle liste alimenter, ajoutez une condition qui lit le champ type d’incident du formulaire et teste la valeur exacte. Dans mon exemple, je compare la valeur avec « question générale » en respectant la casse affichée dans Forms.
« J’ai réduit le temps de traitement des tickets grâce au flux associé à Forms. »
Alex B.
Après la première configuration, Intégration avec SharePoint pour stocker et structurer les éléments. Cette étape permet d’organiser les tickets et les questions afin d’améliorer le suivi.
L’intégration exige que les listes soient hébergées sur un site SharePoint accessible par le flux Power Automate. Chaque création d’élément correspond à une ligne dans la liste, et non aux fichiers ou dossiers du site.
Selon Wikipédia, Power Automate est une plateforme SaaS dédiée à l’automatisation des processus métier et aux intégrations entre services. Cette caractéristique facilite la connexion entre Forms et Lists.
Options d’intégration :
- Associer directement un formulaire à une liste SharePoint via Create item
- Utiliser une table Excel sur OneDrive comme intermédiaire
- Pré-remplir les options de choix depuis la liste SharePoint
- Configurer des champs par défaut pour le statut et le technicien
Ce point clarifie la correspondance des champs et les paramètres avancés
Dans les paramètres avancés de Create item, mappez chaque contenu dynamique du formulaire vers la colonne correspondante. Le champ Statut est souvent une liste de choix qui nécessite une valeur par défaut définie dans SharePoint.
Puis les règles opérationnelles pour le statut et l’attribution manuelle
Le statut d’un ticket peut être initialisé sur « à traiter » pour indiquer le besoin d’une action humaine ultérieure. Le champ Technicien restera vide et sera complété manuellement par l’équipe informatique après affectation.
Liste SharePoint
Champ requis
Valeur par défaut
Action de suivi
Questions générales
Question
Ouverte
Assignation manuelle si besoin
Ticket informatique
Description
En attente
Assignation par l’équipe IT
Demandes RH
Demandeur
Nouvelle
Suivi par RH
SAV
Type
À traiter
Escalade selon gravité
« Le suivi est devenu plus simple pour l’équipe IT, les incidents sont mieux tracés. »
Sophie R.
Après l’intégration des listes, Notifications automatiques et validation du flux en conditions réelles. L’envoi d’un accusé de réception améliore la transparence et la réactivité pour les utilisateurs.
Pour confirmer la réception, ajoutez une action d’envoi via le bot de flux ou un envoi d’email personnalisé selon l’environnement de messagerie. Le message peut contenir un numéro de ticket et un court rappel des étapes suivantes.
Selon le guide CFO masqué, l’envoi d’un code ou d’une confirmation augmente l’engagement des répondants et facilite le suivi des campagnes. Testez toujours les messages en partant d’un compte externe.
Paramètres de notification :
- Envoyer un message via le bot de flux à l’expéditeur
- Joindre le numéro de ticket et le délai estimé
- Personnaliser le contenu selon le type d’incident
- Enregistrer l’accusé de réception dans la liste SharePoint
Ce volet couvre les tests, l’enregistrement et la vérification des envois
Pour tester, récupérez le lien de partage du formulaire et soumettez une réponse depuis un compte de test externe. Vérifiez ensuite l’exécution du flux et la création de l’élément dans la liste cible, ainsi que la réception du message d’accusé.
« J’ai paramétré des messages personnalisés et les utilisateurs apprécient la confirmation immédiate. »
Marie D.
Enfin, bonnes pratiques de gouvernance et optimisation continue
Documentez chaque flux, nommez les actions clairement et conservez une copie des mappings entre formulaires et listes. Prévoyez des audits réguliers pour vérifier les listes de choix et les autorisations SharePoint.
« Le flux automatisé a amélioré notre réactivité et réduit les erreurs. »
Marc L.
